Gastos

Controla lo que cuesta tu stack sin salir de tu herramienta de gestion de proyectos. El modulo de gastos de Almirant te permite registrar, categorizar y analizar todos los costes asociados a tus proyectos: desde suscripciones SaaS y servicios de hosting hasta costes de APIs de IA y facturas de proveedores.

Por que gestionar gastos en una herramienta de PM

Los equipos tecnicos manejan multiples costes que impactan directamente en los proyectos:

Costes de IA: APIs de OpenAI, Anthropic, modelos de ML en produccion
Infraestructura: AWS, GCP, Vercel, hosting, bases de datos gestionadas
Suscripciones SaaS: GitHub, Figma, Slack, herramientas de desarrollo
Servicios externos: CDNs, servicios de email, analytics
Proveedores: freelancers, consultores, servicios profesionales

Tener visibilidad de estos costes junto al trabajo del equipo permite tomar mejores decisiones de producto y priorizar con informacion completa.

Que es un gasto

Un gasto es un registro de un coste asociado a tu organizacion o proyecto. Cada gasto tiene los siguientes campos:

Campo	Obligatorio	Descripcion	Ejemplo
Titulo	Si	Nombre descriptivo del gasto	"OpenAI API - Marzo 2024"
Importe	Si	Cantidad del gasto	450.00
Moneda	Si	Codigo ISO de la moneda	EUR, USD, GBP
Categoria	No	Categoria del gasto	"Infraestructura > Cloud"
Fecha	Si	Fecha del gasto	2024-03-15
Proveedor	No	Nombre del proveedor o servicio	"OpenAI"
Descripcion	No	Detalles adicionales del gasto	"Uso de API GPT-4 para feature X"
Proyecto	No	Proyecto al que se imputa	"App Mobile v2"
Pagado por	No	Usuario que realizo el pago	"Juan Garcia"

Estados del gasto

Los gastos pasan por diferentes estados segun el flujo de aprobacion de tu organizacion:

Estado	Descripcion
draft	Borrador pendiente de completar
pending_approval	Enviado para aprobacion
approved	Aprobado, pendiente de pago
rejected	Rechazado por el aprobador
paid	Pagado y completado
void	Anulado (no contabiliza)

Crear un gasto

Accede a Gastos desde el menu principal
Haz clic en Nuevo gasto
Completa los campos obligatorios (titulo, importe, moneda, fecha)
Opcionalmente, selecciona categoria, proyecto y adjunta la factura
Guarda como borrador o envia para aprobacion

Categorias jerarquicas

Los gastos se organizan en categorias con estructura de arbol, lo que permite un nivel de detalle tan granular como necesites:

Gastos
├── Infraestructura
│   ├── Cloud (AWS, GCP, Azure)
│   ├── Hosting (Vercel, Railway)
│   └── Bases de datos
├── SaaS
│   ├── Desarrollo (GitHub, GitLab)
│   ├── Diseno (Figma, Adobe)
│   └── Comunicacion (Slack, Notion)
├── IA y ML
│   ├── APIs (OpenAI, Anthropic)
│   └── Modelos propios
├── Marketing
│   ├── Publicidad
│   └── Herramientas
└── Servicios profesionales
    ├── Consultoria
    └── Freelancers

Crear una categoria

En la configuracion de gastos, accede a Categorias
Haz clic en Nueva categoria
Introduce nombre, icono y color
Opcionalmente, selecciona una categoria padre

Las categorias tienen un campo order para controlar su posicion y pueden desactivarse con isActive = false sin eliminar los gastos asociados.

Gastos recurrentes

Para costes que se repiten periodicamente (suscripciones, servicios mensuales), puedes configurar gastos recurrentes:

Campo	Descripcion	Ejemplo
Titulo	Nombre del gasto recurrente	"Vercel Pro"
Proveedor	Servicio o empresa	"Vercel"
Importe	Cantidad por periodo	20.00
Moneda	Moneda del gasto	USD
Recurrencia	Frecuencia del gasto	monthly
Fecha ancla	Fecha de referencia	2024-01-01
Proxima renovacion	Calculada automaticamente	2024-04-01
Alerta dias antes	Dias de anticipacion para avisar	7

Recurrencias disponibles

Recurrencia	Descripcion
weekly	Semanal
monthly	Mensual
quarterly	Trimestral
yearly	Anual

Los gastos recurrentes activos muestran automaticamente la fecha de proxima renovacion y pueden generar alertas configurables.

Soporte multi-moneda

Almirant soporta multiples monedas con conversion automatica a EUR para agregaciones:

Moneda	Codigo
Euro	EUR
Dolar estadounidense	USD
Libra esterlina	GBP
Franco suizo	CHF
Yen japones	JPY
Dolar canadiense	CAD
Dolar australiano	AUD
Peso mexicano	MXN
Real brasileno	BRL
Peso chileno	CLP
Peso colombiano	COP
Peso argentino	ARS

Cada gasto almacena:

amount: Importe en la moneda original
currency: Codigo ISO de la moneda
amountEur: Importe convertido a EUR
exchangeRate: Tipo de cambio aplicado

Las agregaciones y reportes se calculan sobre amountEur para comparar gastos en distintas monedas.

Facturas y adjuntos

Cada gasto puede tener una factura adjunta. Almirant almacena:

Campo	Descripcion
`invoiceFileName`	Nombre del archivo
`invoiceUrl`	URL en S3 del documento
`invoiceFileSize`	Tamano en bytes
`invoiceMimeType`	Tipo MIME (application/pdf, image/png, etc.)
`invoiceProcessingStatus`	Estado del procesamiento

Estados de procesamiento de factura

Estado	Descripcion
pending	Pendiente de procesar
processing	En procesamiento (OCR/IA)
processed	Procesado correctamente
failed	Error en el procesamiento

El procesamiento automatico puede extraer datos de la factura mediante OCR para autocompletar campos del gasto.

Dashboard y agregaciones

La vista principal de gastos incluye un dashboard con metricas clave:

Metricas disponibles

Metrica	Descripcion
Total	Suma total de gastos (en EUR)
Por persona	Desglose por usuario que pago
Por categoria	Distribucion por categorias
Por mes	Evolucion temporal
Recientes	Ultimos gastos registrados

Filtros

Puedes filtrar gastos por:

Rango de fechas
Categoria (incluyendo subcategorias)
Proyecto
Estado
Proveedor
Usuario que pago

Para developers

Para Developers

Herramientas MCP

Tool	Descripcion	Parametros principales
`create_expense`	Crea un nuevo gasto	`title`, `amount`, `currency`, `expenseDate`, `categoryId`, `projectId`
`get_expense`	Obtiene un gasto por ID	`expenseId`
`list_expenses`	Lista gastos con filtros	`projectId`, `categoryId`, `status`, `dateFrom`, `dateTo`
`get_expense_summary`	Obtiene agregaciones	`projectId`, `dateFrom`, `dateTo`
`list_expense_categories`	Lista categorias	`includeInactive`
`list_recurring_expenses`	Lista gastos recurrentes	`isActive`

Ejemplo: Crear un gasto

Tool: create_expense
Parametros:
  title: "AWS EC2 - Marzo 2024"
  amount: 234.50
  currency: "USD"
  expenseDate: "2024-03-31"
  categoryId: "uuid-categoria-cloud"
  projectId: "uuid-proyecto"
  vendor: "Amazon Web Services"

Ejemplo: Obtener resumen de gastos

Tool: get_expense_summary
Parametros:
  projectId: "uuid-proyecto"
  dateFrom: "2024-01-01"
  dateTo: "2024-03-31"

Devuelve:

Total de gastos en el periodo (en EUR)
Desglose por categoria
Desglose por persona
Evolucion mensual
Gastos recientes

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Filtros​

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