Dépenses
Suivez le coût de votre stack sans quitter votre outil de gestion de projet. Le module de dépenses d'Almirant permet d'enregistrer, de catégoriser et d'analyser tous les coûts associés à vos projets : des abonnements SaaS et services d'hébergement aux coûts des API d'IA et factures de fournisseurs.
Pourquoi gérer les dépenses dans un outil de gestion de projet ?
Les équipes techniques gèrent plusieurs coûts qui ont un impact direct sur les projets :
- Coûts IA : API OpenAI, Anthropic, modèles ML en production.
- Infrastructure : AWS, GCP, Vercel, hébergement, bases de données gérées.
- Abonnements SaaS : GitHub, Figma, Slack, outils de développement.
- Services externes : CDN, services d'e-mail, analytics.
- Fournisseurs : freelances, consultants, services professionnels.
La visibilité de ces coûts à côté du travail de l'équipe permet de prendre de meilleures décisions produit et de prioriser avec toutes les informations nécessaires.
Qu'est-ce qu'une dépense ?
Une dépense est l'enregistrement d'un coût associé à votre organisation ou projet. Chaque dépense possède les champs suivants :
| Champ | Obligatoire | Description | Exemple |
|---|---|---|---|
| Titre | Oui | Nom descriptif de la dépense | « OpenAI API - Mars 2024 » |
| Montant | Oui | Montant de la dépense | 450.00 |
| Devise | Oui | Code ISO de la devise | EUR, USD, GBP |
| Catégorie | Non | Catégorie de la dépense | « Infrastructure > Cloud » |
| Date | Oui | Date de la dépense | 2024-03-15 |
| Fournisseur | Non | Nom du fournisseur ou service | « OpenAI » |
| Description | Non | Informations complémentaires | « Utilisation de l'API GPT-4 pour la feature X » |
| Projet | Non | Projet auquel la dépense est imputée | « App Mobile v2 » |
| Payé par | Non | Utilisateur ayant effectué le paiement | « Jean Garcia » |
États de la dépense
Les dépenses passent par différents états selon le workflow d'approbation de votre organisation :
| État | Description |
|---|---|
| draft | Brouillon à compléter |
| pending_approval | Envoyée pour approbation |
| approved | Approuvée, en attente de paiement |
| rejected | Rejetée par l'approbateur |
| paid | Payée et terminée |
| void | Annulée, non comptabilisée |
Créer une dépense
- Accédez à Expenses depuis le menu principal.
- Cliquez sur New expense.
- Remplissez les champs obligatoires, titre, montant, devise et date.
- Facultativement, sélectionnez une catégorie, un projet et joignez la facture.
- Enregistrez comme brouillon ou envoyez pour approbation.
Catégories hiérarchiques
Les dépenses sont organisées dans des catégories arborescentes, ce qui permet le niveau de détail nécessaire :
Dépenses
├── Infrastructure
│ ├── Cloud (AWS, GCP, Azure)
│ ├── Hébergement (Vercel, Railway)
│ └── Bases de données
├── SaaS
│ ├── Développement (GitHub, GitLab)
│ ├── Conception (Figma, Adobe)
│ └── Communication (Slack, Notion)
├── IA et ML
│ ├── APIs (OpenAI, Anthropic)
│ └── Modèles propres
├── Marketing
│ ├── Publicité
│ └── Outils
└── Services professionnels
├── Conseil
└── Freelances
Créer une catégorie
- Dans la configuration des dépenses, accédez à Categories.
- Cliquez sur New category.
- Saisissez le nom, l'icône et la couleur.
- Facultativement, sélectionnez une catégorie parente.
Les catégories ont un champ order pour contrôler leur position et peuvent être désactivées avec isActive = false sans supprimer les dépenses associées.
Dépenses récurrentes
Pour les coûts qui se répètent périodiquement, abonnements et services mensuels, vous pouvez configurer des dépenses récurrentes :
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Titre | Nom de la dépense récurrente | « Vercel Pro » |
| Fournisseur | Service ou entreprise | « Vercel » |
| Montant | Montant par période | 20.00 |
| Devise | Devise de la dépense | USD |
| Récurrence | Fréquence de la dépense | monthly |
| Date d'ancrage | Date de référence | 2024-01-01 |
| Prochain renouvellement | Calculé automatiquement | 2024-04-01 |
| Alerte jours avant | Nombre de jours d'anticipation | 7 |
Récurrences disponibles
| Récurrence | Description |
|---|---|
| weekly | Hebdomadaire |
| monthly | Mensuelle |
| quarterly | Trimestrielle |
| yearly | Annuelle |
Les dépenses récurrentes actives affichent automatiquement la date du prochain renouvellement et peuvent générer des alertes configurables.
Prise en charge multi-devise
Almirant prend en charge plusieurs devises avec conversion automatique en EUR pour les agrégations :
| Devise | Code |
|---|---|
| Euro | EUR |
| Dollar américain | USD |
| Livre sterling | GBP |
| Franc suisse | CHF |
| Yen japonais | JPY |
| Dollar canadien | CAD |
| Dollar australien | AUD |
| Peso mexicain | MXN |
| Réal brésilien | BRL |
| Peso chilien | CLP |
| Peso colombien | COP |
| Peso argentin | ARS |
Chaque dépense stocke :
amount: montant dans la devise d'origine.currency: code ISO de la devise.amountEur: montant converti en EUR.exchangeRate: taux de change appliqué.
Les agrégations et rapports sont calculés sur amountEur afin de comparer les dépenses dans différentes devises.
Factures et pièces jointes
Chaque dépense peut avoir une facture jointe. Almirant stocke :
| Champ | Description |
|---|---|
invoiceFileName | Nom du fichier |
invoiceUrl | URL S3 du document |
invoiceFileSize | Taille en octets |
invoiceMimeType | Type MIME (application/pdf, image/png, etc.) |
invoiceProcessingStatus | État du traitement |
États de traitement des factures
| État | Description |
|---|---|
| pending | En attente de traitement |
| processing | En cours de traitement (OCR/IA) |
| processed | Traité correctement |
| failed | Erreur de traitement |
Le traitement automatique peut extraire des données de la facture par OCR pour renseigner automatiquement les champs de la dépense.
Tableau de bord et agrégations
La vue principale des dépenses comprend un tableau de bord avec des métriques clés :
Métriques disponibles
| Métrique | Description |
|---|---|
| Total | Somme totale des dépenses, en EUR |
| Par personne | Répartition par utilisateur ayant payé |
| Par catégorie | Distribution par catégories |
| Par mois | Évolution dans le temps |
| Récentes | Dernières dépenses enregistrées |
Filtres
Vous pouvez filtrer les dépenses par :
- Plage de dates.
- Catégorie, y compris les sous-catégories.
- Projet.
- État.
- Fournisseur.
- Utilisateur ayant payé.
Pour les développeurs
Outils MCP
| Tool | Description | Paramètres principaux |
|---|---|---|
create_expense | Crée une nouvelle dépense | title, amount, currency, expenseDate, categoryId, projectId |
get_expense | Obtient une dépense par ID | expenseId |
list_expenses | Liste les dépenses avec filtres | projectId, categoryId, status, dateFrom, dateTo |
get_expense_summary | Obtient les agrégations | projectId, dateFrom, dateTo |
list_expense_categories | Liste les catégories | includeInactive |
list_recurring_expenses | Liste les dépenses récurrentes | isActive |
Exemple : créer une dépense
Tool: create_expense
Paramètres :
title: "AWS EC2 - Mars 2024"
amount: 234.50
currency: "USD"
expenseDate: "2024-03-31"
categoryId: "uuid-categoria-cloud"
projectId: "uuid-proyecto"
vendor: "Amazon Web Services"
Exemple : obtenir le résumé des dépenses
Tool: get_expense_summary
Paramètres :
projectId: "uuid-proyecto"
dateFrom: "2024-01-01"
dateTo: "2024-03-31"
Renvoie :
- Le total des dépenses de la période, en EUR.
- La répartition par catégorie.
- La répartition par personne.
- L'évolution mensuelle.
- Les dépenses récentes.
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