Ausgaben
Behalte die Kosten deines Stacks im Blick, ohne dein Projektmanagement-Tool zu verlassen. Mit dem Ausgabenmodul von Almirant kannst du alle mit deinen Projekten verbundenen Kosten erfassen, kategorisieren und analysieren: von SaaS-Abonnements und Hosting-Diensten bis zu Kosten für KI-APIs und Lieferantenrechnungen.
Warum Ausgaben in einem PM-Tool verwalten
Technische Teams verwalten mehrere Kosten, die Projekte direkt beeinflussen:
- KI-Kosten: OpenAI-APIs, Anthropic, ML-Modelle in Produktion.
- Infrastruktur: AWS, GCP, Vercel, Hosting, verwaltete Datenbanken.
- SaaS-Abonnements: GitHub, Figma, Slack, Entwicklungstools.
- Externe Dienste: CDNs, E-Mail-Dienste, Analytics.
- Anbieter: Freelancer, Berater, professionelle Dienstleistungen.
Diese Kosten zusammen mit der Teamarbeit sichtbar zu machen, ermöglicht bessere Produktentscheidungen und eine Priorisierung mit vollständigen Informationen.
Was ist eine Ausgabe
Eine Ausgabe ist ein Kosteneintrag für deine Organisation oder dein Projekt. Jede Ausgabe hat folgende Felder:
| Feld | Erforderlich | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Titel | Ja | Aussagekräftiger Name der Ausgabe | "OpenAI API - März 2024" |
| Betrag | Ja | Höhe der Ausgabe | 450.00 |
| Währung | Ja | ISO-Währungscode | EUR, USD, GBP |
| Kategorie | Nein | Kategorie der Ausgabe | "Infrastruktur > Cloud" |
| Datum | Ja | Datum der Ausgabe | 2024-03-15 |
| Anbieter | Nein | Name des Anbieters oder Dienstes | "OpenAI" |
| Beschreibung | Nein | Zusätzliche Details der Ausgabe | "Nutzung der GPT-4-API für Feature X" |
| Projekt | Nein | Projekt, dem sie zugeordnet wird | "Mobile App v2" |
| Bezahlt von | Nein | Benutzer, der die Zahlung vorgenommen hat | "Juan Garcia" |
Ausgabenstatus
Ausgaben durchlaufen je nach Genehmigungsworkflow deiner Organisation verschiedene Status:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| draft | Entwurf, der noch vervollständigt werden muss |
| pending_approval | Zur Genehmigung eingereicht |
| approved | Genehmigt, Zahlung ausstehend |
| rejected | Vom Genehmigenden abgelehnt |
| paid | Bezahlt und abgeschlossen |
| void | Storniert (wird nicht berücksichtigt) |
Ausgabe erstellen
- Öffne Ausgaben über das Hauptmenü.
- Klicke auf Neue Ausgabe.
- Fülle die Pflichtfelder aus (Titel, Betrag, Währung, Datum).
- Wähle optional Kategorie und Projekt und füge die Rechnung an.
- Speichere als Entwurf oder reiche zur Genehmigung ein.
Hierarchische Kategorien
Ausgaben werden in Kategorien mit Baumstruktur organisiert. So erreichst du den Detaillierungsgrad, den du benötigst:
Ausgaben
├── Infrastruktur
│ ├── Cloud (AWS, GCP, Azure)
│ ├── Hosting (Vercel, Railway)
│ └── Datenbanken
├── SaaS
│ ├── Entwicklung (GitHub, GitLab)
│ ├── Design (Figma, Adobe)
│ └── Kommunikation (Slack, Notion)
├── KI und ML
│ ├── APIs (OpenAI, Anthropic)
│ └── Eigene Modelle
├── Marketing
│ ├── Werbung
│ └── Tools
└── Professionelle Dienstleistungen
├── Beratung
└── Freelancer
Kategorie erstellen
- Öffne in den Ausgabeneinstellungen Kategorien.
- Klicke auf Neue Kategorie.
- Gib Name, Symbol und Farbe ein.
- Wähle optional eine übergeordnete Kategorie.
Kategorien haben ein Feld order, um ihre Position zu steuern, und können mit isActive = false deaktiviert werden, ohne die zugehörigen Ausgaben zu löschen.
Wiederkehrende Ausgaben
Für Kosten, die sich regelmäßig wiederholen (Abonnements, monatliche Dienste), kannst du wiederkehrende Ausgaben konfigurieren:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Titel | Name der wiederkehrenden Ausgabe | "Vercel Pro" |
| Anbieter | Dienst oder Unternehmen | "Vercel" |
| Betrag | Betrag pro Zeitraum | 20.00 |
| Währung | Währung der Ausgabe | USD |
| Wiederholung | Häufigkeit der Ausgabe | monthly |
| Ankerdatum | Referenzdatum | 2024-01-01 |
| Nächste Verlängerung | Automatisch berechnet | 2024-04-01 |
| Warnung Tage vorher | Vorlaufzeit für die Benachrichtigung | 7 |
Verfügbare Wiederholungen
| Wiederholung | Beschreibung |
|---|---|
| weekly | Wöchentlich |
| monthly | Monatlich |
| quarterly | Vierteljährlich |
| yearly | Jährlich |
Aktive wiederkehrende Ausgaben zeigen automatisch das nächste Verlängerungsdatum und können konfigurierbare Warnungen erzeugen.
Unterstützung mehrerer Währungen
Almirant unterstützt mehrere Währungen mit automatischer Umrechnung in EUR für Aggregationen:
| Währung | Code |
|---|---|
| Euro | EUR |
| US-Dollar | USD |
| Britisches Pfund | GBP |
| Schweizer Franken | CHF |
| Japanischer Yen | JPY |
| Kanadischer Dollar | CAD |
| Australischer Dollar | AUD |
| Mexikanischer Peso | MXN |
| Brasilianischer Real | BRL |
| Chilenischer Peso | CLP |
| Kolumbianischer Peso | COP |
| Argentinischer Peso | ARS |
Jede Ausgabe speichert:
amount: Betrag in der Originalwährung.currency: ISO-Währungscode.amountEur: In EUR umgerechneter Betrag.exchangeRate: Angewendeter Wechselkurs.
Aggregationen und Berichte werden über amountEur berechnet, um Ausgaben in verschiedenen Währungen zu vergleichen.
Rechnungen und Anhänge
Jede Ausgabe kann eine Rechnung als Anhang haben. Almirant speichert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
invoiceFileName | Dateiname |
invoiceUrl | S3-URL des Dokuments |
invoiceFileSize | Größe in Bytes |
invoiceMimeType | MIME-Typ (application/pdf, image/png, etc.) |
invoiceProcessingStatus | Verarbeitungsstatus |
Status der Rechnungsverarbeitung
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| pending | Warten auf Verarbeitung |
| processing | In Verarbeitung (OCR/KI) |
| processed | Erfolgreich verarbeitet |
| failed | Fehler bei der Verarbeitung |
Die automatische Verarbeitung kann mithilfe von OCR Daten aus der Rechnung extrahieren, um Felder der Ausgabe automatisch auszufüllen.
Dashboard und Aggregationen
Die Hauptansicht für Ausgaben enthält ein Dashboard mit Schlüsselmetriken:
Verfügbare Metriken
| Metrik | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamt | Gesamtsumme der Ausgaben (in EUR) |
| Nach Person | Aufschlüsselung nach dem Benutzer, der bezahlt hat |
| Nach Kategorie | Verteilung nach Kategorien |
| Nach Monat | Zeitliche Entwicklung |
| Letzte | Zuletzt erfasste Ausgaben |
Filter
Du kannst Ausgaben filtern nach:
- Datumsbereich.
- Kategorie (einschließlich Unterkategorien).
- Projekt.
- Status.
- Anbieter.
- Benutzer, der bezahlt hat.
Für Entwickler
MCP-Tools
| Tool | Beschreibung | Wichtigste Parameter |
|---|---|---|
create_expense | Erstellt eine neue Ausgabe | title, amount, currency, expenseDate, categoryId, projectId |
get_expense | Ruft eine Ausgabe anhand ihrer ID ab | expenseId |
list_expenses | Listet Ausgaben mit Filtern auf | projectId, categoryId, status, dateFrom, dateTo |
get_expense_summary | Ruft Aggregationen ab | projectId, dateFrom, dateTo |
list_expense_categories | Listet Kategorien auf | includeInactive |
list_recurring_expenses | Listet wiederkehrende Ausgaben auf | isActive |
Beispiel: Ausgabe erstellen
Tool: create_expense
Parameter:
title: "AWS EC2 - März 2024"
amount: 234.50
currency: "USD"
expenseDate: "2024-03-31"
categoryId: "uuid-categoria-cloud"
projectId: "uuid-proyecto"
vendor: "Amazon Web Services"
Beispiel: Ausgabenübersicht abrufen
Tool: get_expense_summary
Parameter:
projectId: "uuid-proyecto"
dateFrom: "2024-01-01"
dateTo: "2024-03-31"
Gibt zurück:
- Gesamtausgaben im Zeitraum (in EUR).
- Aufschlüsselung nach Kategorie.
- Aufschlüsselung nach Person.
- Monatliche Entwicklung.
- Letzte Ausgaben.
Verwandt: Projekte | Wissensdatenbank