Despesas

Controle o custo da sua stack sem sair da sua ferramenta de gestão de projetos. O módulo de despesas do Almirant permite registrar, categorizar e analisar todos os custos associados aos seus projetos: desde assinaturas SaaS e serviços de hosting até custos de APIs de IA e faturas de fornecedores.

Por que gerenciar despesas em uma ferramenta de PM

As equipes técnicas lidam com diversos custos que impactam diretamente os projetos:

Custos de IA: APIs da OpenAI, Anthropic, modelos de ML em produção
Infraestrutura: AWS, GCP, Vercel, hosting, bancos de dados gerenciados
Assinaturas SaaS: GitHub, Figma, Slack, ferramentas de desenvolvimento
Serviços externos: CDNs, serviços de e-mail, analytics
Fornecedores: freelancers, consultores, serviços profissionais

Ter visibilidade desses custos junto ao trabalho da equipe permite tomar melhores decisões de produto e priorizar com informações completas.

O que é uma despesa

Uma despesa é um registro de um custo associado à sua organização ou projeto. Cada despesa tem os seguintes campos:

Campo	Obrigatório	Descrição	Exemplo
Título	Sim	Nome descritivo da despesa	"OpenAI API - Março 2024"
Valor	Sim	Quantia da despesa	450.00
Moeda	Sim	Código ISO da moeda	EUR, USD, GBP
Categoria	Não	Categoria da despesa	"Infraestrutura > Cloud"
Data	Sim	Data da despesa	2024-03-15
Fornecedor	Não	Nome do fornecedor ou serviço	"OpenAI"
Descrição	Não	Detalhes adicionais da despesa	"Uso da API GPT-4 para feature X"
Projeto	Não	Projeto ao qual é atribuída	"App Mobile v2"
Pago por	Não	Usuário que realizou o pagamento	"Juan Garcia"

Estados da despesa

As despesas passam por diferentes estados conforme o fluxo de aprovação da sua organização:

Estado	Descrição
draft	Rascunho pendente de preenchimento
pending_approval	Enviada para aprovação
approved	Aprovada, pendente de pagamento
rejected	Rejeitada pelo aprovador
paid	Paga e concluída
void	Anulada (não é contabilizada)

Criar uma despesa

Acesse Despesas pelo menu principal
Clique em Nova despesa
Preencha os campos obrigatórios (título, valor, moeda, data)
Opcionalmente, selecione uma categoria, projeto e anexe a fatura
Salve como rascunho ou envie para aprovação

Categorias hierárquicas

As despesas são organizadas em categorias com estrutura de árvore, o que permite um nível de detalhe tão granular quanto você precisar:

Despesas
├── Infraestrutura
│   ├── Cloud (AWS, GCP, Azure)
│   ├── Hosting (Vercel, Railway)
│   └── Bancos de dados
├── SaaS
│   ├── Desenvolvimento (GitHub, GitLab)
│   ├── Design (Figma, Adobe)
│   └── Comunicação (Slack, Notion)
├── IA e ML
│   ├── APIs (OpenAI, Anthropic)
│   └── Modelos próprios
├── Marketing
│   ├── Publicidade
│   └── Ferramentas
└── Serviços profissionais
    ├── Consultoria
    └── Freelancers

Criar uma categoria

Nas configurações de despesas, acesse Categorias
Clique em Nova categoria
Informe nome, ícone e cor
Opcionalmente, selecione uma categoria pai

As categorias têm um campo order para controlar sua posição e podem ser desativadas com isActive = false sem excluir as despesas associadas.

Despesas recorrentes

Para custos que se repetem periodicamente (assinaturas, serviços mensais), você pode configurar despesas recorrentes:

Campo	Descrição	Exemplo
Título	Nome da despesa recorrente	"Vercel Pro"
Fornecedor	Serviço ou empresa	"Vercel"
Valor	Quantia por período	20.00
Moeda	Moeda da despesa	USD
Recorrência	Frequência da despesa	monthly
Data âncora	Data de referência	2024-01-01
Próxima renovação	Calculada automaticamente	2024-04-01
Alerta de dias antes	Dias de antecedência para avisar	7

Recorrências disponíveis

Recorrência	Descrição
weekly	Semanal
monthly	Mensal
quarterly	Trimestral
yearly	Anual

As despesas recorrentes ativas mostram automaticamente a data da próxima renovação e podem gerar alertas configuráveis.

Suporte a várias moedas

O Almirant oferece suporte a diversas moedas com conversão automática para EUR nas agregações:

Moeda	Código
Euro	EUR
Dólar americano	USD
Libra esterlina	GBP
Franco suíço	CHF
Iene japonês	JPY
Dólar canadense	CAD
Dólar australiano	AUD
Peso mexicano	MXN
Real brasileiro	BRL
Peso chileno	CLP
Peso colombiano	COP
Peso argentino	ARS

Cada despesa armazena:

amount: Valor na moeda original
currency: Código ISO da moeda
amountEur: Valor convertido para EUR
exchangeRate: Taxa de câmbio aplicada

As agregações e os relatórios são calculados sobre amountEur para comparar despesas em diferentes moedas.

Faturas e anexos

Cada despesa pode ter uma fatura anexada. O Almirant armazena:

Campo	Descrição
`invoiceFileName`	Nome do arquivo
`invoiceUrl`	URL no S3 do documento
`invoiceFileSize`	Tamanho em bytes
`invoiceMimeType`	Tipo MIME (application/pdf, image/png, etc.)
`invoiceProcessingStatus`	Estado do processamento

Estados de processamento de fatura

Estado	Descrição
pending	Pendente de processamento
processing	Em processamento (OCR/IA)
processed	Processada corretamente
failed	Erro no processamento

O processamento automático pode extrair dados da fatura por OCR para preencher automaticamente os campos da despesa.

Dashboard e agregações

A visualização principal de despesas inclui um dashboard com métricas importantes:

Métricas disponíveis

Métrica	Descrição
Total	Soma total das despesas (em EUR)
Por pessoa	Detalhamento por usuário que pagou
Por categoria	Distribuição por categorias
Por mês	Evolução temporal
Recentes	Últimas despesas registradas

Filtros

Você pode filtrar despesas por:

Intervalo de datas
Categoria (incluindo subcategorias)
Projeto
Estado
Fornecedor
Usuário que pagou

Para desenvolvedores

Ferramentas MCP

Tool	Descrição	Parâmetros principais
`create_expense`	Cria uma nova despesa	`title`, `amount`, `currency`, `expenseDate`, `categoryId`, `projectId`
`get_expense`	Obtém uma despesa por ID	`expenseId`
`list_expenses`	Lista despesas com filtros	`projectId`, `categoryId`, `status`, `dateFrom`, `dateTo`
`get_expense_summary`	Obtém agregações	`projectId`, `dateFrom`, `dateTo`
`list_expense_categories`	Lista categorias	`includeInactive`
`list_recurring_expenses`	Lista despesas recorrentes	`isActive`

Exemplo: Criar uma despesa

Tool: create_expense
Parametros:
  title: "AWS EC2 - Marzo 2024"
  amount: 234.50
  currency: "USD"
  expenseDate: "2024-03-31"
  categoryId: "uuid-categoria-cloud"
  projectId: "uuid-proyecto"
  vendor: "Amazon Web Services"

Exemplo: Obter resumo de despesas

Tool: get_expense_summary
Parametros:
  projectId: "uuid-proyecto"
  dateFrom: "2024-01-01"
  dateTo: "2024-03-31"

Retorna:

Total de despesas no período (em EUR)
Detalhamento por categoria
Detalhamento por pessoa
Evolução mensal
Despesas recentes

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Estados da despesa​

Criar uma despesa​

Categorias hierárquicas​

Criar uma categoria​

Despesas recorrentes​

Recorrências disponíveis​

Suporte a várias moedas​

Faturas e anexos​

Estados de processamento de fatura​

Dashboard e agregações​

Métricas disponíveis​

Filtros​

Para desenvolvedores​

Ferramentas MCP​

Exemplo: Criar uma despesa​

Exemplo: Obter resumo de despesas​